Nákupní software

Slovníček pojmů

Pojmy jsou uspořádány do logických celků.

Nákupní aukce, resp. Reverzní aukce

Reverzní aukce jsou způsobem výběrového řízení, kdy jednotliví dodavatelé, účastníci reverzní aukce, soupeří – ve stejném okamžiku – vzájemným snižováním cen o získání zakázky na dodávku požadovaného materiálu, zboží nebo služby. Používá se rovněž pojem nákupní aukce.

Dodavatelé vidí, kromě své nabízené ceny, ještě nejnižší nabízenou cenu zboží/služby (výběr ze všech zúčastněných dodavatelů). Díky tomu mohou dle svého uvážení reagovat a pro získání zakázky ještě více snížit vlastní cenu. V zájmu korektního průběhu výběrového řízení však nevidí ani seznam účastníků aukce, ani neví, který dodavatel tuto nejnižší cenu nabízí.

Vyhlašovatel aukce

Obvykle ředitel nákupu společnosti nebo jím pověřený pracovník společnosti, který vyhlásí výběrové řízení s cílem efektivně snížit náklady při nákupu materiálu nebo služeb. V našem kontextu pro tento cíl využije Nákupního softwaru.

Účastník aukce

Dodavatel materiálu nebo služeb, který byl vyhlašovatelem aukce přizván k účasti ve výběrovém řízení.

Aukční položka

Konkrétní materiál, zboží nebo služba, kterou v nákupní aukci vyhlašovatel poptává.

On-line aukce

Nákupní aukce, která probíhá na dvě kola - nejprve je nulté kolo (pro vstupní nabídky dodavatelů, de facto poptávka ze strany vyhlašovatele aukce) a pak následuje řádné kolo (vybraní dodavatelé z nultého poptávkového kola soupeří o vítězství ve výběrovém řízení).

Řádné kolo u on-line nákupní aukce probíhá tak, že všichni dodavatelé vidí u každé aukční položky kromě své nabízené ceny také tzv. minimální cenu - tedy nejnižší cenu dané položky, za kterou ji nějaký dodavatel v aktuálním výběrovém řízení závazně nabízí. U minimální ceny není zveřejněno jméno příslušného dodavatele, pouze cena, aby mohli ostatní dodavatelé na minimální cenu reagovat a případně ji ještě snížit (a nabídnout tak nejvýhodnější cenu položky). Veškeré změny cen u on-line aukce se okamžitě zobrazují všem zúčastněným dodavatelům.

Typická délka řádného kola online aukce je 45 minut.

Offline aukce

Reverzní aukce, které probíhá na alespoň dvě kola - podobně jako u on-line aukce, i zde je na začátku tzv. nulté poptávkové kolo, následuje jedno nebo více řádných kol. Dodavatelé vidí kromě své ceny v daném kole rovněž minimální cenu dané položky z předchozího kola. Zásadní rozdíl proti on-line aukci je v aktualizaci minimálních cen jednotlivých položek - změny se projeví vždy až po uzavření kola. Vyhlašovatel aukce se po uzavření kola rozhoduje, zda pokračovat v reverzní offline aukci dalším kolem nebo aukci ukončit.

Typická délka řádného kola offline aukce je 10 minut, typický počet řádných kol je 3-5.

Minimální cena

Nejnižší cena konkrétní aukční položky vybraná ze všech dodavatelů, za kterou je v daném okamžiku některý dodavatel ochoten materiál, zboží nebo službu závazně dodávat.

Kolo aukce

Nákupní aukce probíhá na tzv. kola, která jsou časově ohraničena. Každá aukce má minimálně dvě kola - tzv. nulté kolo, kde dodavatelé definují svou nabízenou vstupní cenu jednotlivých aukčních položek, a tzv. řádné kolo, kde vybraní dodavatelé z nultého kola soupeří o vítězství ve výběrovém řízení. Pokud je aukce typu offline, může být řádných kol několik po sobě jdoucích, dle uvážení vyhlašovatele aukce.

Nulté kolo

Úvodní kolo reverzní aukce, ve kterém oslovení dodavatelé (účastníci aukce) předkládají svou vstupní cenovou nabídku k jednotlivým aukčním položkám. Nulté kolo obvykle slouží k užšímu výběru dodavatelů pro vlastní reverzní aukci probíhající v řádném kole. De facto jde o poptávku materiálu nebo služeb ze strany vyhlašovatele reverzní aukce.

Řádné kolo

Následuje po nultém kole (nebo, v případě offline aukce, po předchozím řádném kole). V řádném kole vidí jednotliví dodavatelé kromě vlastní ceny za vyhlašovatelem poptávanou aukční položku ještě tzv. minimální cenu a mají tak možnost soupeřit o co nejlepší cenu z pohledu vyhlašovatele aukce a o celkové získání zakázky. Vítězem řádného kola a celé aukce je obvykle ten dodavatel, který je ochoten a schopen dodat aukční položky za nejnižší cenu (jeho nabídka obsahuje zároveň co možná nejvíce minimálních cen).

Autorizace aukce

Dodavatel přizvaný k účasti ve výběrovém řízení musí potvrdit svou identitu a svůj zájem o účast v reverzní aukci vložením tzv. aukčního klíče (jedinečný řetězec písmen a číslic), který je součástí pozvánky k aukci.

Aukční klíč

Alfanumerický kód, který jednoznačně identifikuje konkrétní reverzní aukci. Oslovený dodavatel se pomocí aukčního klíče přihlašuje k účasti ve výběrovém řízení.

Akceptace podmínek aukce

Předtím, než se dodavatel (účastník reverzní aukce) může vůbec zúčastnit vlastního výběrového řízení, musí odsouhlasit aukční podmínky vyhlašovatele. Obvykle jde o souhlas s Všeobecnými nákupními podmínkami, potvrzení požadované doby splatnosti, dodacích podmínek INCOTERMS, preferovaných výrobců zboží apod.

Aukční podmínka

Vyhlašovatel aukce může definovat pro výběrové řízení sadu tzv. aukčních podmínek, které upozorňují dodavatele na povinné náležitosti výběrového řízení (závazná platnost cen, doba splatnosti apod.). Aukční podmínka může vyžadovat prostou odpověď "ano, souhlasím", ale rovněž může dodavateli nabídnout na výběr více variant odpovědi nebo dokonce vyžadovat slovní odpověď dodavatele. Vše dle přání vyhlašovatele výběrového řízení.

Aukční podmínky jsou důležitou součástí výběrového řízení a hrají silnou úlohu při vyhodnocování výsledků reverzní aukce - např. pokud dodavatelé mohou zvolit dobu splatnosti faktur z několika variant.

Nákupní software

Efektivní řešení pro nákupní aukce, jde o skutečnou pomůcku vyhlašovatele aukce, která dává do rukou vyhlašovateli kvalitní podklady pro finální dojednání podmínek s preferovaným dodavatelem nebo přímo uzavření obchodní smlouvy s dodavatelem vítězným. Alternativní systémy obvykle vyhlašovatele nutí k určitému modelu chování a nepříznivě ovlivňují (nebo zcela znemožňují) následné obchodní jednání s dodavateli vycházející z výsledků aukce.

Více informací zde.